FMCG, ритейл и производство: оптимизация закупочных процессов через SRM систему

Как оптимизировать закупки в производстве, продуктовом ритейле, FMCG? Внедрите SRM систему, которая будет управлять закупочным процессом на всех этапах – начиная с планирования и заканчивая поставкой.

Давайте разберемся, каким образом происходит управление закупками с SRM системой, какие проблемы помогает решить этот инструмент и какие именно процессы в закупках можно автоматизировать с его помощью.

В июне 2024 года специалистами AGORA был проведен вебинар, на котором речь шла о трендах в сфере автоматизации закупок на рынке ритейла и товаров повседневного спроса fmcg. Спикеры разобрали категорийный метод управления закупками, представили реализованные кейсы для лидеров в сфере В2В продаж.

Управление закупками: 4 основных этапа

1. Определение потребностей

На первом этапе в цикле закупок определяется – что нужно каждому отделу для функционирования и производства. Отделы предоставляют свои заявки на закупки, затем разрабатывается общий план снабжения, рассчитывается бюджет.

2. Выбор контрагентов

Закупщики анализируют риски и потенциальные выгоды для бизнеса, проверяют надежность поставщиков. Выбор наиболее подходящих может осуществляться через проведение разного рода торговых мероприятий.

3. Создание закупочной стратегии

Эффективное управление поставщиками в сфере производства и retail — один из важнейших этапов процесса приобретения товаров/услуг. Ключевая цель сотрудничества – обеспечение выгод для обеих сторон. SRM позволяет внедрить верификацию и квалификацию поставщиков для доступа к закупкам.

4. Поставка

Здесь крайне важно проанализировать текущие проблемы и ошибки, чтобы принять соответствующие решения по улучшению закупочного процесса, обеспечить поставку в срок и в нужном объеме. Ведь этот цикл будет повторяться вновь, поэтому любые недочеты и узкие места нужно устранить.

Что можно оцифровать с помощью SRM системы?

• Верификация поставщиков. Проводится их регистрация на площадке, проверка службой безопасности. Это позволяет еще на старте исключить недобросовестных поставщиков.
• Квалификация поставщиков. Они самостоятельно заполняют квалификационные анкеты, в которых указывают информацию о своей компании, наличии необходимых лицензий и сертификатов, а также предоставляют данные о финансовом состоянии. После этого анкеты проходят проверку специалистами отдела снабжения, которые анализируют предоставленные сведения на соответствие критериям, установленным для вашего бизнеса.
• Формирование перечня потребностей. С помощью SRM оформляется заявка на закупку с учетом потребностей всех подразделений компании, устанавливаются лимиты, создается единый план закупок.
• Закупки. Технологии SRM позволяют инициировать оптимизированную закупочную процедуру, проводить тендеры и аукционы, автоматически запрашивать цены у поставщиков. Благодаря интеграции с сервисами можно размещать информацию о тендерных процедурах на внешних источниках, запрашивать RFI, RFQ, RFP.
• Процесс P2P. Благодаря SRM создается реестр проверенных поставщиков, автоматизируется работа с онлайн каталогами, составляются шаблоны договоров, контролируются объемы и сроки поставок, формируется электронный документооборот и единая информационная база НСИ.

Топ-5 важных проблем, которые успешно решает SRM-система

1. Нет единой базы НСИ

Систематизированная нормативно-справочная информация в части каталогов, данных контрагентов и т. д. помогает избежать путаницы и ошибок, ускоряет темпы работы закупочного отдела и повышает его эффективность. Без нее данные могут дублироваться, один и тот же товар часто записывается под различными названиями, описания и характеристики товарных позиций пишутся без шаблонов, что усложняет выбор. Плюс – человеческий фактор. Работники могут ошибиться, вводя информацию вручную.

Внедрение SRM позволяет сформировать базу НСИ, систематизировать и автоматически передавать информацию в другие системы, делая ее доступной для каждого сотрудника компании.

2. Ручной сбор потребностей

Каждое подразделение формирует заявку со списком нужных товаров и направляет ее в закупочный отдел, где создается единый общий список потребностей компании. Если таких подразделений много, работа закупщика усложняется в разы за счет того, что списки потребностей формируются на основе консервативных ручных методов заполнения (Excel) с большим количеством дублей и ошибок.

Запуск грамотно настроенной SRM позволяет оптимизировать процесс сбора и обработки заявок со всех отделов. Система автоматом формирует единый перечень товаров/услуг и трансформирует похожие позиции в обобщенные лоты. В результате планирование закупочной деятельности ускоряется и проходит без ошибок.

3. Превышение лимитов на закупку

Многие компании сталкиваются с проблемой перерасхода бюджета во время совершения обязательных ежегодных закупок. Годовой план проходит массу согласований, однако в 90% случаев лимиты превышаются.

Интеграция SRM системы позволяет быстро корректировать планы и бюджеты благодаря анализу истории корпоративных заказов. Система оценивает перечень и объемы ранее купленных товаров, создает оптимальный по стоимости и объемам план закупок на предстоящий год. В итоге риски незапланированных расходов и превышения установленных лимитов снижаются.

4. Работа с онлайн каталогами контрагентов

Если компания в качестве поставщика выбирает контрагента, закупочному отделу придется работать с его собственным каталогом товаров. Отсюда вытекает следующая проблема – на веб-площадке нет инструментов для работы с онлайн-каталогом поставщика, а делать это вручную слишком долго и сложно.

SRM решает эту проблему с помощью каталогов формата Punch-in и Punch-out.

• Punch-in позволяет загружать каталог поставщика товаров/услуг в SRM компании-закупщика – с ценами, описанием, характеристиками, с данными о складских остатках. И для этого не нужно осуществлять переход на официальный сайт поставщика.
• Punch-out функционирует по-другому. Менеджер закупочного подразделения переходит на web-сайт поставщика, собирает заказ, а вся актуальная информация о нем посредством API транслируются в SRM систему. После этого перенаправленные данные хранятся в системе компании-закупщика.

5. Нет аналитики

Аналитические инструменты упрощают взаимодействие с поставщиками. Без ежедневной аналитической работы повышается риск незапланированных трат, превышения лимитов, несоблюдения сроков.

Внедрение SRM позволяет регулярно проводить аналитику расходов на закупки, оценивать эффективность поставщиков и сотрудников-закупщиков, контролировать сроки, объемы поставок и т.д.

Преимущества SRM системы от AGORA

• Позволяет цифровизировать весь процесс закупок в любой отрасли – от выбора поставщика до проведения торга и совершения оплаты.
• Сокращает время проведения закупки в два раза за счет автоматизации широкого спектра операций.
• Снижает расходы на закупку на 10% и позволяет получать наиболее выгодные цены благодаря формированию единому каталогу верифицированных поставщиков.
• Помогает разгрузить менеджеров отдела закупок и на 70% уменьшает количество жалоб на их работу благодаря внедрению единой информационной базы.

SRM система на основе платформы AGORA легко адаптируется под нужды определенной компании-заказчика. Благодаря личному кабинету вы можете настроить любые рабочие процессы под нужды своего бизнеса: маршруты согласования закупок, функции пользователей, шаблоны закрывающих сделку документов и т.д.

Оставьте заявку на сайте вендора, и мы обязательно подберем наиболее эффективное IT решение под ваши бизнес-задачи.