Кадровый электронный документооборот: законодательная база

Одним из этапов стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, действующей в период с 2017 по 2030 годы, является переход на электронный документооборот. Что это значит для предпринимателей? Попробуем разобраться.

Что такое ЭДО?

ЭДО — это ведение документооборота в электронном виде. В будущем планируется перевести все существующие на предприятии документы в электронный формат. Это касается отчётов, трудовых договоров, трудовых книжек.

Электронный документ принимается наравне с физическим. Он считается действительным после нанесения электронной подписи — многоэтапной аутентификации личности.

ЭДО регулируется следующими законами:

• Трудовой Кодекс РФ;

• ФЗ №63, касающийся электронных подписей;

• ФЗ №122, касающийся экспериментальной программы внедрения ЭДО на ряде крупных предприятий.

Зачем это нужно?

Кадровый ЭДО способен решить ряд проблем, связанных с ведением бумажной документации.

Работодатели отмечают следующие выгоды:

• сокращение трудозатрат;

• возможность удалённой подписи документов;

• ускорения процесса согласования;

• оперативная передача документации контролирующим органам;

• прозрачность ведения документооборота;

• защита от несанкционированного доступа к кадровой информации;

• снижение затрат на распечатку;

• отсутствие необходимости в хранении большого количества документов на бумажных носителях.

Присоединение к ЭДО — это возможность сократить затраты, время, упростить часть бюрократических процессов, а также обеспечить надёжную защиту документации от посторонних.

Как подключиться?

С 2022 года стать участником кадрового ЭДО может любая организация. Чтобы реализовать все возможности электронного документооборота, мы разработали комплексную систему Диадок.

Возможности системы:

• Создание и отправка документов, подтверждение при помощи электронной цифровой подписи.

• Автоматическая сортировка и распределение документации.

• Быстрое согласование и отправка на подпись любых приказов.

• Возможность приглашения контрагентов в модуль вашей организации.

• Защищённое хранение данных на серверах.

• Удобный поиск документов при помощи фильтров.

• Автоматическая отправка документации в надзорные органы.

• Автоматическая проверка регистрации контрагентов в системе «Честный Знак».

Чтобы стать нашим партнёром и подключиться к ЭДО, заполните заявку на сайте. В ближайшее время персональный менеджер свяжется с вами и проконсультирует по любым вопросам.