Как выбрать систему электронного документооборота

Выбор системы для автоматизации документооборота, а также сопутствующих направлений: управления задачами и канцелярии — сложный процесс, при котором необходимо учитывать множество критериев. С одной стороны, это цена, с другой — функциональность, с третьей — технологические нюансы, с четвертой — бэкграунд продукта и компании-производителя. Важно вдумчиво и структурированно подойти к выбору.

На примере СЭД ТЕЗИС, одного из лидеров российского рынка, рассмотрим, какой должна быть система документооборота исходя из всех перечисленных критериев и как не допустить ошибку.

Цена

Главное, что необходимо понимать касательно цены системы документооборота — это то, что цена соответствует определенному набору функций и свойств продукта. Поэтому выбор самого дешевого решения далеко не всегда является правильной стратегией. Важно сначала сформулировать, какие задачи планируется решить, оценить остальные критерии, и только после этого сравнивать цену тех продуктов, которые оказались подходящими для вашей компании.

Функции

Классический набор функций для системы документооборота это:

• Процессы для работы с документами — подготовка, согласование, утверждение, ознакомление.

• Управление поручениями, назначение задач сотрудникам, контроль их выполнения.

• Канцелярия и делопроизводство.

Современные продукты, помимо этого, включают дополнительные функции: юридически значимый электронный документооборот, возможность редактирования документов онлайн, возможность организации совещаний и т.д.

Также важно обратить внимание на гибкость и наличие в системе документооборота инструментов для изменения процессов, чтобы они соответствовали особенностям работы вашего бизнеса. Наиболее мощные системы даже позволяют добавлять модули для автоматизации процессов за рамками классических представлений о документообороте: кадры, бюджетирование, планирование и т.д.

Технологии

Чтобы внедрение проходило быстрее и систему документооборота не требовалось устанавливать на каждый компьютер, лучше выбирать продукты с веб-клиентом. Также необходимо обращать внимание на кроссплатформенность, то есть совместимость с различными ОС, СУБД, офисными пакетами — тогда вы сможете избежать непредвиденных затрат на закупку ПО. Еще один важный вопрос — возможность интеграции с внешними системами, наиболее распространенный запрос — 1С или другие бухгалтерские продукты. Наконец, следует подумать о работе со смартфона и планшета. Самый удобный вариант — мобильное приложение с основными функциями системы документооборота и для неограниченного количества пользователей.

История и производитель

Если система документооборота представлена на рынке давно, то при выборе будет возможность изучить опыт внедрения в организациях близких к вашей по масштабу и отрасли. Изучение информации о компании-производителе поможет понять, на какой объем поддержки вы сможете рассчитывать. Кроме того, целесообразно выбирать российские продукты — с их производителями проще выстроить коммуникацию, а кроме того, это обезопасит вас от колебаний курсов валют и возможного ухода иностранного производителя с российского рынка.

В заключение отметим — важно понимать, что критерии выбора системы документооборота следует рассматривать в комплексе.