16+
22 декабря 2017 17:02 Бизнес

Преимущества электронного документооборота

В электронном документе сообщение значится как электронные данные, с непременными реквизитами документа. Основным реквизитом документов такого рода служит электронная подпись автора.

Подобает отметить, что при отправке электронного документа одновременно нескольким получателям, всякий из этих экземпляров числится подлинником документа. Когда работник делает идентичные документы с данными и реквизитами в электронной системе и на бумаге, то оба они являются подлинниками, обладают равной юридической силой.

Что касается копии электронного документа, то им считается визуальное изображение этакого документа на бумажке, которое засвидетельствованное в установленной законом последовательности. Важно знать, что законность цифрового документа не может отвергаться только из-за того, что он представлен в электронном формате.

Говоря о позитивных сторонах сдачи отчетности в электронном виде от ReportEx, то это - прибавочный потенциал шифрования информации. Ведь надежные криптографические алгоритмы обеспечат конфиденциальность информации, ей не сможет завладеть лицо, не обладающее  специальным доступом, ключом. Кроме этого, бизнесмен приобретает возможность применять одни и те же средства ЦЭП, обмениваясь данными с разнообразными проверяющими органами.

Введение документации в цифровом виде также уменьшает время работников, бухглалтеров и курьеров тем самым существенно понижает расходы компаний, повязанные с оформлением и пересылкой документов.

Кроме этого, к преимуществам ЦЭД относятся:

- вероятность помещения в документы, кроме текста еще и мультимедийные данные;

- возможность использования шаблонных заготовленных форм;

- большая быстрота трансляции информации по немалому количеству адресов;

- экономия бумаги;

- значительная компактность архива;

- большая скорость получения и поиска информации;

- вероятность защитить материалы от несанкционированного доступа и разделения прав доступа работников к данным.

Внедрение электронного документооборота E-COM дает возможность уменьшить число служб, занимающихся работой с документами. Важнейшими целями внедрения цифровых электронных документов в учреждениях бизнеса являются: увеличение действенности руководительской деятельности; убыстрение передвижения документов в организации; понижение трудоемкого процесса обрабатывания документов.

Новости